Mengakses data pada sheet lain, pada file berbeda

Pada Excel kita dapat dengan mudah untuk mengambil data dari sheet maupun dari file lain yang tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari sheet ataupun file lainnya. Selain itu kita dapat mengelompokkan data dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan pada file ata sheet yang baru.

Caranya untuk mengambil data dari sheet lain:

1. Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet2, dan anda membutuhkan data dari Sheet1 pada range G3 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet2) lalu ketik =Sheet1!G3, maka data pada Sheet1 di range G3 akan sama dengan data di Sheet2 range D2
2. Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
3. Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2

Caranya untuk mengambil data dari file lain:

1. Untuk mengambil data dari file lain sebenarnya hampir sama dengan penjelasan diatas (mengambil data dari sheet lain) yaitu letakkan kursor pada range yang diinginkan misal Z24, lalu ketik rumus =[data1.xlsx]Sheet1!S5. *)Selanjutnya tekan enter. penjelasanya [data1.xlsx] merupakan nama file, Sheet1 adalah nama Sheet yang kita ambil sedangkan S5 merupakan range datanya.
2. Jika anda kesulitan untuk menentukan nama file yang akan dambil jika namanya relatif panjang maka pertama yang perlu anda lakukan adalah aktivkan kedua file (file yang akan diambil datanya dan file tempat menempatkan data baru), pada file, sheet dan range tempat dimana data akan ditempatkan anda ketik =, selanjutnya pindah kursor dan aktivkan jendela file yang akan diabil datanya lalu tentukan klik sheetnya dan range tempat data berada, kemudian tekan Enter, maka data di data2.xlsx akan sama dengan data di file data1.xlsx sesuai sheet dan range yg diinginkan.
3. Data di file data2.xlsx ini juga terhubung langsung dengan file di data1.xlsx Jadi jika terjadi perubahan di data1.xlsx maka data di file data2.xlsx juga akan berubah

Katakan kita punya file Excel yang ada chartnya, Chartnya mau kita share ke orang lain.

File Excel tsb ada di site internal, sedangkan kita mau Chartnya ada di publishing site atau home page supaya mudah dilihat orang lain.

Atau kita mau tampilkan Chart tersebut di file Word yang ada di local computer kita.

Solusi gampangnya, pakai Excel REST Services.

REST kurang lebih seperti web services untuk mengambil data luar dengan tinggal memanggil URL addressnya.

Untuk contoh tadi,

Katakan file excelnya di http://contoso/Shared%20Documents/Clock.xlsx .

Maka untuk mengakses Chart yang namanya Clock juga , tinggal mengakses URL address sbb: http://contoso/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Clock.xlsx/Model/Charts('Clock') . Lalu tempelkan URL di tempat yang kita mau.

Gambaran lengkapnya ada di : http://blogs.office.com/b/microsoft-excel/archive/2009/11/09/excel-services-in-sharepoint-2010-rest-api-examples.aspx .

Variasi lain, kita juga bisa melakukan perubahan nilai terhadap apa yang ditampilkan URL tadi, namun perubahan itu bersifat local, tidak mempengaruhi file Excel aslinya, bahkan tidak mempengaruhi session lain yang sama-sama mengakses data (Excell Services memang ditujukan untuk multi akses jadi tidak perlu kuatir jika diakses bareng dalam waktu bersamaan).

Yang perlu diingat, permission dari file tersebut tetap dibawa, jadi hanya user yang punya permission terhadap file Excel nya yang bisa mengakses.